BPM مخفف عبارت Business Process Management و به معنای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است. روشی است برای بررسی و کنترل فرآیندهایی که در یک سازمان یا ارگان اجرا می‌شوند. در واقع این یک متدولوژی مؤثر است که در شرایط بحران برای ایجاد اطمینان از اینکه فرآیندهای موجود موثر و کارامد هستند، مورداستفاده قرار می‌گیرد.

منظور از فرآیند همان گردش و روال انجام کار است که در یک چارچوب مشخص، از پیش تعیین شده و توسط فرد یا افراد یک تیم برای رسیدن به هدفی یا اهدافی خاص انجام می‌شود. اصطلاح مدیریت فرآیندهای کسب و کار، شامل چگونگی بررسی، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار می‌شود تا اطمینان حاصل شود فرایندها به خوبی پیش می‌روند و به مرور بهتر می‌شوند.

در گذشته اکثر سازمان‌ها و مدیران آنها فاکتورهایی از قبیل پول و سرمایه را عامل مهم موفقیت کسب‌وکارها می‌دانستند و کمتر به بحث فرآیندها توجه داشتند. اما در عصر حاضر طراحی، بهبود و مدیریت فرآیندهای یک کسب‌وکار در کنار سایر فاکتورها به عاملی تاثیرگذار در سنجش موفقیت و دستیابی به اهداف سازمانی تبدیل شده است.

مدیریت فرآیند کسب‌وکار Business Process Management، بسته به رویکرد افراد مختلف، تعاریف متفاوتی دارد. در یک رویکرد کلی BPM را تلفیقی از بکارگیری اصول و دانش مدیریتی در کنار ابزارهای و تکنیک ‌های فناوری اطلاعات می‌دانند تا بدین‌ وسیله زمینه‌ طراحی و ایجاد بهترین فرآیند برای انجام کارها فراهم شود.

در تعریف دیگری BPM عبارت است از تحلیل فرآیندهای کسب‌وکار End To End با استفاده از مدل‌ها و سناریوهای متفاوت به منظور درک شیوه‌ی انجام فعالیت‌‌ها توسط یک سازمان بزرگ.

هدف از BPM چیست؟

کسب‌وکارها هم مانند انسان دارای یک چرخه عمر هستند که در هر بخش از این چرخه نیازهای متفاوتی دارند. در بخش های اولیه‌ی شکل‌گیری هدف بیشتر حفظ و رشد کسب‌وکار، افزایش مشتریان، تسلط بر بازار و سایر شاخص‌های در نظر گرفته می شود. اما هنگامی که کسب‌‌وکارها این مراحل اولیه را پشت سر گذاشتند، احتیاج به اتخاذ رویکردهای دیگری دارند.

بر همین اساس است که در مراحل شکل‌گیری ابتدایی یک سازمان رویه‌ها و فرایندهای انجام کار و بهبود آن‌ها شاید چندان مورد توجه نباشد.

اما تجربه اداره و مدیریت سازمان‌های مدرن به ما نشان داد که از یک مقطع به بعد توجه به تغییر و بهبود فرآیندهای انجام کار نه تنها یک اقدام اصلاحی بلکه کاملا لازم و ضروری به نظر می‌رسد.

نتایجی که بهبود فرایندهای کسب‌وکار را در پی دارد، بسته به شاخص‌ها و اهداف هر مجموعه می‌تواند متفاوت باشد. ممکن است گاهی اوقات هدف کاهش زمان از دست رفته و اتلاف وقت در خط تولید یک کارخانه باشد. این هدف ممکن است در یک کسب‌وکار خدماتی، سرعت بخشیدن به انجام کارها یا حتی کاهش نیاز به نیروی انسانی باشد.

اما برای نمونه روند ثبت‌نام دانشجویان در یک دانشگاه را در نظر بگیرید که به شکل سنتی و با مراجعه حضوری انجام می‌شود. در اینجا مدیران دانشگاه تصمیم‌ می‌گیرند با تغییر فرآیندها و با پیش‌فرض کاربرد تکنولوژی، این روند را بهبود بخشند.

به همین منظور ممکن است با راه‌اندازی یک سامانه الکترونیکی برای ثبت‌نام و حذف برخی فرایندها، ضمن سرعت بخشیدن به انجام کار باعث رضایت هر چه بیشتر دانشجویان، کارکنان واحد آموزشی و از همه مهم‌تر کاهش هزینه‌ها می‌شوند. این شاخص‌ها می‌توانند برای یک کسب‌وکار دیگر متفاوت باشند.

به هر حال نتایج و اهداف مختلفی را می‌توان برای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در نظر گرفت که می‌تواند منتهی به بهبود حداقل یکی از شاخص‌‌های زیر شود:

• کاهش اتلاف وقت
• افزایش درآمد
• افزایش سود
• کاهش هزینه‌های عملیاتی
• افزایش ارزش مشتری (در مقابل ارزش چرخه عمر مشتری)
• کاهش نرخ خروج مشتری
• کاهش نرخ خروج کارکنان

معمولا در یک کسب‌وکار، فرآیندهایی وجود دارند که بر این شاخص‌‌ها تأثیر می‌گذارند. همانند بهبود جریان کار در فرآیند ارتباط با تأمین‌کنندگان به منظور کاهش هزینه‌ها یا بهبود فرآیندهای فروش برای افزایش درآمد.

خدمات شرکت مشاوره مدیریت مایان در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار:

• تحلیل کسب و کار
• چکاپ مدیریت فرآیند BPM Check up
• مشاوره BPM
• مشاوره BPMS (انتخاب و خرید و راه اندازی نرم افزار BPM)
• مدلسازی فرآیندهای کسب و کار
• ساخت فرآیندها
• پیاده سازی فرآیندها
• کنترل و بهینه سازی فرآیندهای عملیاتی
• توسعه فرآیندهای کسب و کار
• ساخت ربات های نرم افزاری RPA

نویسنده: خورشید رجبی بنیان‌گزار و مدیرعامل شرکت ایران مایان